Хронометраж по Гамбургскому Счету

Лариса Харахинова, Сергей Юдицкий  |  Журнал "Кадровый Менеджмент"

Время - деньги. И управление временем - это эффективный инструмент достижения стратегических целей компании. Если они поставлены грамотно, то управление временем является ключевым фактором эффективного управления численностью персонала, что позволяет оптимизировать кадровые затраты на операционную деятельность. Это, в свою очередь, позволяет повысить производительность труда, что положительно отражается на себестоимости услуг и, вообще, на стоимости вашего бизнеса. То есть, говоря об управлении временем, мы фактически подразумеваем управление численностью персонала и наоборот, говоря об управлении численностью персонала, мы подразумеваем, прежде всего, эффективное управление временем. Вот такой замкнутый круг. Причем, все понимают, что это не просто хорошо, а надо! К сожалению, слишком немногие что-то реально для этого делают. И, в общем, понятно - почему.

Какой инструментарий для управления численностью офисного персонала, в частности для хронометража, нам предлагает рынок? Если не рассматривать крупные ERP-системы, что сложно и дорого, то рынок предлагает привычный набор: УРВ на основе СКУД, простенькие утилиты для создания таймшитов, ПО для организации групповой работы.

Звучит солидно, но насколько они удобны в применении и значимы для бизнеса по ценности результатов и достоверности информации? - Давайте рассмотрим и попробуем оценить по порядку:

УРВ на основе СКУД - наиболее распространенный инструмент - представляющий из себя стандартные табели по формам ОКУД, отчеты по опозданиям, ранним уходам, отсутствиям на работе и т.п.

Просто и удобно - все делается привычным взмахом руки. За это поставим отлично, но значимость для бизнеса можно оценить лишь на три с минусом: достоверность информации достаточно высока, но ее ценность - крайне низкая. Надо принять как неизбежный человеческий фактор тот известный факт, что "человек находится на работе" и "человек работает" - это совсем разные вещи, научиться разделять которые - одна из важнейших задач нашего времени.

Утилиты для создания таймшитов (самохронометраж) - здесь каждый работник фиксирует время выполнения различных работ и передает руководству.

Простота и удобство - почти не наблюдаются. С большой натяжкой можно поставить слабенькую троечку - если таймшиты нужно заполнять вручную, мучительно вспоминая, что делал. И, бог с ним, поставим четверку - если таймшиты создаются автоматически, и достаточно только фиксировать текущую деятельность. Ценность для бизнеса - практически нулевая. (Оценим от 2 до 3). Значимость информации - высокая, но достоверность очень низкая. "Что хочу, то и напишу", - все равно никто не проверит.

ПО для организации групповой работы (CRM или простейший пример - Outlook) Это уже цивилизованный подход. Такое ПО позволяет распределять задания между сотрудниками, контролировать ход и сроки их выполнения. Удобство - отлично. Но достоверность - практически как в предыдущем варианте.

Все перечисленные решения хороши по-своему, но есть у них один роднящий всех недостаток - недостоверность и/или недостаточность информации. Если бы объединить всё, перечисленное выше, в одно решение, но добавить оценку достоверности предоставляемой сотрудниками информации и оценку эффективности использования времени - тогда действительно можно было бы серьезно говорить об управлении временем как инструменте для управления численностью персонала.

Примером такого решения является автоматизированная система контроля фактических трудозатрат офисного персонала, которая называется Гамбургский Счет. Идея этого решения в следующем.

На компьютерах сотрудников устанавливается специальная программа SelfTrace. Она используется для решения двух важных задач:

1. Хронометраж выполняемых работ (самохронометраж). Выбирая из списка название выполняемого сейчас задания, работник автоматически запускает таймер, измеряющий время выполнения этого задания. Переключаясь на другое задание, предыдущий таймер автоматически останавливается и запускается новый. Списки заданий распространяются централизованно или работник формируют их сами.
2. Хронометраж выполняемых бизнес-операций и используемых бизнес-приложений. Программа SelfTrace автоматически определяет, какое приложение сейчас использует работник и какую бизнес-операцию он сейчас выполняет. Также автоматически измеряется время, которое работник затратил на выполнение каждой бизнес-операции и работу с каждым приложением. Приложение определяется по названию активного процесса MS Windows. Бизнес-операция определяется по названию окна, находящегося на переднем плане. Предварительно должен быть создан Каталог бизнес-операций, в котором задается соответствие между открываемыми окнами и выполняемыми бизнес-операциями. Для создания каталога бизнес-операций используется другая программа - TraceTutor, тоже бесплатная.

Вся получаемая информация автоматически передается в консолидированную базу данных. Туда же может импортироваться информация из других систем (CRM, ERP, Docflow). Обычно это количественные показатели, характеризующие производительность труда, например, сколько телефонных звонков сделал сотрудник, сколько обработано документов и т.п.

Находящая в базе данных информация автоматически обрабатывается экспертной системой. Экспертная система делает следующее:

• Статистически обрабатывает все полученные данные, превращая их в удобные для анализа отчеты.
• С помощью специальных правил оценивает эффективность использования сотрудниками своего рабочего времени. Результаты оценки представляются в виде специальной характеристики - Базового Показателя Эффективности (BPI, Basic Performance Indicator). При расчете BPI исходными данными являются результаты хронометража, получаемые с помощью программы SelfTrace, а также информация, импортируемая из внешних систем (ERP, CRM, Docflow).
• Оценивает загруженность сотрудников. Для этого используется специальная метрика, которую мы назвали: "Относительное Время Продуктивной Работы с Компьютером". Исходными данными также являются результаты хронометража и информация из внешних систем (ERP, CRM, Docflow).

С помощью других программ, также входящих в состав Гамбургского Счета, всю полученную информацию можно просматривать, анализировать и дополнительно обрабатывать. Причем, чтобы пользоваться этими программами, их не обязательно приобретать. Ими можно пользоваться как сервисом, только когда это необходимо - SaaS (Software as a Service).

В чем принципиальная новизна такого подхода? В том, что данные не только собираются автоматически, но и автоматически оцениваются встроенной экспертной системой. Не интервьюирование персонала (читай - длительные душевные беседы с сотрудниками), а получение объективных данных о работе персонала с использованием специальных компьютерных программ и последующий анализ этих данных с помощью средств вероятностного, корреляционного и регрессионного анализа. Вот новая парадигма консалтинга в области управления численностью персонала.

Такой подход выгоден не только бизнесу, но и консультантам. Во-первых, бизнес видит, что консультант работает с объективными данными, а не результатами интервью. Это повышает доверие к получаемым результатам (выводам и рекомендациям), а, следовательно, и спрос на такие услуги. Во-вторых, консультант, работая с "цифрами", автоматически пополняет базу знаний, которая может использоваться для бенчмаркинга. Это повышает качество, а, следовательно, и стоимость консалтинговых услуг. Ну и, безусловно, такой подход существенно более технологичен, занимает меньше времени, поэтому более эффективен.

Однако лучше один раз попробовать, чем 100 раз прочесть. Оцените подход на практике, примите участие в проекте: "Оцени загруженность персонала. Бесплатно!"; см. http://www.hr.prolan.ru/testit.